Pour faciliter l'efficacité du management environnemental, les rôles, responsabilités et autorités doivent être définis, documentés et communiqués (441)

La direction doit fournir les ressources indispensables à la mise en oeuvre et à la maîtrise du système de management environnemental. Ces ressources comprennent les ressources humaines, les compétences spécifiques et les ressources technologiques et financières. (441)

La direction de l'organisme au plus haut niveau doit nommer un ou plusieurs représentant(s) spécifique(s), qui, en plus d'autres responsabilités, doit (doivent) avoir des rôles, responsabilités et autorités bien définis de façon à :

• s'assurer que les exigences relatives au système de management environnemental sont établies, mises en oeuvre et maintenues, conformément à la présente norme internationale
• rendre compte à la direction de l'organisme au plus haut niveau de la performance du système de management environnemental de façon à l'examiner et à l'améliorer. (441)

" Désignation d'un représentant de la direction ayant l'autorité et les responsabilités requises pour assurer la mise en place et l'application du système de management ". (annexe I B 2)

• décrire les exigences du système de management et leurs interactions
• indiquer où trouver la documentation correspondante "

" Etablissement d'une documentation permettant :

• de présenter de manière complète la politique, les objectifs et le programme environnemental,
• d'expliciter les fonctions et responsabilités clés,
• de décrire les interactions entre les différents éléments du système (annexe I B 5) ."

" L'organisme doit établir et tenir à jour des procédures pour maîtriser tous les documents requis par la présente norme internationale, pour s'assurer :

• qu'il peuvent être localisés,
• qu'ils sont périodiquement examinés, révisés si nécessaire et validés par les personnes autorisées,
• que les versions actualisées des documents concernés sont disponibles dans tous les endroits où sont effectuées des opérations essentielles au fonctionnement efficace du système de management environnemental,
• que les documents périmés sont rapidement retirés des points de diffusion et d'utilisation, ou autrement protégés contre un usage involontaire,
• que tous les documents périmés, conservés à des fins légales et/ou de maintien des connaissances, sont correctement identifiés.

La documentation doit être lisible, datée (avec les dates de révision) et facilement identifiable, tenue à jour de façon ordonnée et archivée pendant une période donnée.

Des procédures et des responsabilités doivent être établies et tenues à jour pour la création et la modification des différents types de documents ". (445)

" L'organisme doit identifier celles de ses opérations et activités qui sont associées aux aspects environnementaux significatifs identifiés en accord avec sa politique, ses objectifs et ses cibles ". (446)

" Identification des fonctions, activités et procédés qui ont une incidence réelle ou potentielle sur l'environnement et entrent en ligne de compte pour la politique et les objectifs de l'entreprise " (annexe I B4)

" L'organisme doit planifier ces activités, y compris leur mise à jour, pour s'assurer qu'elles sont réalisées dans les conditions requises en :

• préparant et tenant à jour des procédures documentées pour couvrir les situations où l'absence de telles procédures pourrait entraîner des écarts par rapport à la politique environnementale et aux objectifs et cibles
• stipulant les critères opératoires dans les procédures
• établissant et maintenant les procédures concernant les aspects environnementaux significatifs et identifiables des biens et services utilisés par l'organisme et en communiquant les procédures et exigences pertinentes aux fournisseurs et aux sous-traitants ". (446)
  

" Organisation et maîtrise de ces fonctions, activités et procédés, une attention particulière étant accordée :

• aux instructions de travail détaillées définissant la manière dont l'activité doit être menée, que ce soit par les propres employés de l'entreprise ou par des tiers agissant en son nom. Ces instructions doivent être élaborées pour des situations où l'absence d'instructions pourrait entraîner une violation de la politique environnementale
• aux procédures relatives aux achats et aux activités sous-traitées afin d'assurer que les fournisseurs et les personnes agissant au nom de l'entreprise se conforment à la politique environnementale de l'entreprise dans la mesure où celle-ci leur est applicable
• à la surveillance et à la maîtrise des caractéristiques pertinentes des procédés (comme par exemple, les eaux usées et l'élimination des déchets)
• à l'approbation des procédés et des équipements prévus
• aux critères d'efficacité, lesquels doivent être fixés dans des normes écrites ". (annexe I B 4)

L'organisme doit établir et maintenir des procédures documentées pour surveiller et mesurer régulièrement les principales caractéristiques de ses opérations et activités qui peuvent avoir un impact environnemental significatif.

Ceci doit inclure l'enregistrement des informations permettant le suivi de la performance, des contrôles opérationnels appropriés, et de la conformité aux objectifs et cibles environnementaux de l'organisme. (451)

" Surveillance par l'entreprise du respect des exigences fixées par la politique environnementale de l'entreprise et par le programme et le système de management prévu pour le site, ainsi que la surveillance aux fins de l'établissement et de la tenue à jour de l'inventaire des résultats Pour chaque activité ou domaine concerné, cela implique :

• d'identifier, documents à l'appui, les informations à obtenir par la surveillance
• de préciser, documents à l'appui, les procédures de surveillance à appliquer
• d'établir, documents à l'appui, les critères d'acceptation et les mesures à prendre
• d'évaluer, documents à l'appui, la validité des informations obtenues antérieurement par la surveillance lorsqu'il s'avère que les systèmes de surveillance ne fonctionnent pas correctement ". (annexe I B 4)

L'équipement de surveillance doit être étalonné et entretenu, et les enregistrements correspondants doivent être conservés conformément aux procédures de l'organisme. (451)

L'organisme doit établir et maintenir une procédure documentée permettant d'évaluer périodiquement la conformité à la réglementation et la législation environnementales applicables. (451)

Adaptation de l'importance des mesures

Modification éventuelle des procédures

" L'organisme doit établir et maintenir des procédures définissant les responsabilités et l'autorité, pour la prise en compte et l'analyse des non-conformités, pour la prise des mesures de réduction de tout impact éventuel, pour engager et mener à bien les actions correctives et préventives correspondantes ".

" Toute action corrective ou préventive conduite dans le but de supprimer les causes des non-conformités, réelles ou potentielles, doit être adaptée à l'importance des problèmes et proportionnée en regard de l'impact environnemental considéré ".

" L'organisme doit mettre en œuvres et enregistrer tout changement intervenu dans les procédures documentées suite à des actions correctives et préventives ". (452)

" Enquête et mesures correctives en cas de non-respect de la politique, des objectifs ou des normes environnementaux de l'entreprise, en vue :

• de déterminer la cause,
• d'établir un plan d'action,
• de prendre des mesures préventives à un niveau correspondant aux risques encourus,
• de procéder à des contrôles permettant de garantir l'efficacité des mesures préventives,
• d'enregistrer toute modification des procédures qui résulterait des mesures correctives. " (annexe I B4)

Enregistrements minimaux

Ergonomie

Conditions d'archivage

Durée d'archivage

Mise à jour

" L'organisme doit établir et maintenir des procédures d'identification, de maintien et de destruction des enregistrements relatifs à l'environnement.

Ces enregistrements doivent inclure les enregistrements relatifs à la formation et les résultats des audits et des revues.

Les enregistrements relatifs à l'environnement doivent être lisibles, identifiables et doivent permettre de retrouver l'activité, le produit ou le service concerné.

Les enregistrements relatifs à l'environnement doivent être conservés et maintenus de façon à pouvoir être facilement retrouvés et protégés contre tout risque d'endommagement, de détérioration ou de perte.

Leur durée de conservation doit être établie et enregistrée.

Les enregistrements doivent être tenus à jour, d'une manière appropriée au système et à l'organisme, afin de démontrer la conformité aux exigences de la présente Norme internationale.
(453)