Les procédures

Qu'est ce qu'une procédure ?

C'est un document qui spécifie la manière d'accomplir une activité. C'est une règle écrite d'organisation qui détermine les modalités de fonctionnement et les démarches à entreprendre pour parvenir à un but précis répondant à un besoin d'entreprise. Une procédure spécifie généralement l'objet d'une activité : ce qui doit être fait et qui doit le faire ; quand, où et comment cela doit être fait ; quels matériels, équipements et documents doivent être utilisés ; comment cela doit être maîtrisé et enregistré.

Quelques principes de rédaction d'une procédure :

• Décrire le réel avant le souhaité.
• Ne pas chercher à décrire tous les cas possibles, mais couvrir 90% des cas de figures.
• Utiliser un langage simple.
• Illustrer par des schémas clairs et rester concis.
• Respecter les règles d'élaboration et de gestion des documents définies.

Présentation standard d'une première page de procédure.

Présentation d'un plan type de procédure.

Objet de la procédure :

Décrire de façon concise la raison d'être de la procédure

• En soulignant, si besoin, les principaux thèmes abordés dans le contenu de la procédure.
• En déclinant, dans la mesure du possible, les objectifs s'inscrivant dans le contexte Environnement, auxquels répond cette procédure.

Définitions spécifiques de la procédure :

Préciser les mots techniques ou sigles utilisés dans le texte de la procédure risquant de ne pas être connus de tous les lecteurs

• Vocabulaire spécifique à un métier.
• Sigles utilisés dans l'usine ou la société.

Domaine d'application :

Définir

• Les services ou personnes concernés par la procédure.
• Le champ couvert par la procédure (produits, fournisseurs, marchés, clients...).

Documents de référence :

Lister le titre de la référence des documents

• Qui font foi sur les thèmes abordés dans la procédure.
• Auxquels on a fait appel pour écrire la procédure.

Contenu de la procédure :

C'est le corps de la procédure, la description détaillée du " qui fait quoi " et comment.

Ce paragraphe peut se décomposer en plusieurs parties et doit impérativement définir clairement :

• Les étapes du déroulement de la procédure (chronologie des opérations),
• Les moyens mis en œuvre,
• Les méthodes utilisée,
• Les données à respecter et critères d'acceptation,
• Les standards de réactions ou règles de décisions (en cas d'écart par rapport au résultat escompté de l'opération).

Comment présenter le contenu d'une procédure

Exemple : méthode REDAC (Responsable, Exécute, Décide, Autorise, Conseil ou Collabore)

Enregistrement :

Document qui fournit des preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats obtenus

• Formulaires associés dont une copie sera jointe en annexe de la procédure (si besoin, expliquer comment les remplir)

Annexes :

Liste des documents utilisés pour l'application de la procédure.
Il peut s'agir de :

• Formulaires associés dont une copie sera jointe en annexe de la procédure (si besoin, expliquer comment les remplir).

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