Procédures générales d'organisation

Introduction

• Procédure d'identification des aspects environnementaux
• Procédure d'identification des exigences légales et autres exigences
• Procédure de sensibilisation
• Procédure de gestion de la communication interne
• Procédure d'enregistrement et de traitement des demandes des parties intéressées
• Procédure de maîtrise de la documentation
• Procédure de gestion de crise
• Procédure de surveillance et mesurage
• Procédure d'évaluation à la conformité réglementaire
• Procédure de traitement des non-conformité
• Procédure de maîtrise des enregistrements et informations relatives au SME
• Procédure d'audit

Comment gérer ces procédures générale d'organisation ?

• Certaines sont spécifiques à l'environnement : elles devront être rédigées,
• Certaines existent déjà dans le cadre de l'Assurance Qualité : il faudra les faire évoluer, afin d'intégrer l'environnement.

Comment construire ces procédures générales d'organisation spécifiques à l'environnement ?

Procédure d'identification des aspects environnementaux

Décrire la méthode de l'analyse environnementale, spécifier quand sont déclenchées les mises à jour :

• Qui le fait
• Comment (moyens et méthodes)
• Quand
• Où est-ce enregistré
• Comment est-ce validé, diffusé ?

Procédure d'identification des exigences légales et autres exigences

Décrire la méthode de réalisation et de mise à jour du recueil réglementaire :

• Qui le fait
• Comment (moyens et méthodes)
• Quand
• Comment les modifications sont-elles diffusées, prises en compte et intégrées dans le SME

Procédure de gestion de la communication interne en environnement

Décrire les moyens en vigueur dans l'entreprise, pour communiquer en interne, sur le thème de l'environnement :

• Qui le fait
• Comment : journal interne, affichage des indicateurs, réunions
• Quand : fréquence des réunions, etc.

Procédure de gestion de crise

Comment modifier ces procédures générales d'organisation qualité - environnement ?

Procédure relative aux organigrammes et définitions de fonction

• Faire évoluer la procédure du système d'Assurance Qualité, si nécessaire
• Mettre à jour les définitions de fonction
• Mettre à jour l'organigramme

Procédure de gestion de formation : pas une obligation de l'ISO 14001

• Faire évoluer la procédure du système d'Assurance Qualité, si nécessaire
• Etablir le plan de formation annuel
• L'efficacité des formations suivies doit être vérifiée : il faudra réaliser des audits internes, faire des fiches d'évaluation remplies par les responsables de service suite aux formations suivies par le personnel

Procédure d'embauche

• Faire évoluer la procédure du système d'Assurance Qualité, si nécessaire

Procédure d'enregistrement et de traitement des demandes des parties intéressées

• Modifier la procédure " enregistrement et traitement des réclamations " du système d'Assurance Qualité)

Procédure de maîtrise de la documentation

• Modifier la procédure " maîtrise de la documentation " du système d'Assurance Qualité, pour étendre le domaine d'application aux documents liés à l'environnement
• Préciser que les documents seront périodiquement examinés
• Trouver une codification adéquate : pour cela utiliser le tableau de correspondance ISO 14001 et ISO 9001 (conservation des points de la norme ISO 9001) + rajout des numéros, à la suite, pour les principes fondamentaux de l'ISO 14001

Remarques :

• Les non-conformités environnementales susceptibles de survenir dans le cadre d'un SME sont de trois types :
  • Non-conformité concernant le système de management lui-même : absence de procédure, déficience dans son application, etc.
  • Non-conformité environnementale : relative aux aspects environnementaux (incident environnemental)
  • Non-conformité d'ordre légal
• Attention à la confusion des termes :
  • Non-conformité : non-satisfaction à une exigence spécifiée
  • L'action curative : elle consiste à traiter la non-conformité, c'est-à-dire le problème constaté
  • L'action corrective : elle consiste, après avoir recherché les causes de la non-conformité, à définir et à engager les actions nécessaires pour supprimer ces causes et donc permet d'éviter que cette non-conformité ne réapparaisse
  • L'action préventive : elle consiste, après recherche des causes de non-conformité constatées dans une situation donnée, à définir et à engager les actions nécessaires pour éviter l'apparition d'une non-conformité potentielle (qui risquerait de se produire dans une situation comparable à celle qui à fait l'objet de l'examen), à définir et engager les actions nécessaires pour éliminer les causes potentielles de non-conformité (évolution constatée ou prévisible d'un événement vers la non-conformité)

Procédure de traitement des non-conformité

• Modifier la procédure " traitement des non-conformité " du système d'Assurance Qualité, pour étendre le domaine d'application à l'environnement
• Définir les non-conformité pouvant survenir en environnement : dépassement des seuils réglementaires, pollution des eaux
• Réaliser une instruction technique pour le traitement de chaque non-conformité identifiée : instruction technique relative à la vérification des instruments de mesure, contrôle et essais, etc. L'instruction précisera l'action curative (en bon français, on aurait action corrective)

Procédure d'action corrective

• Procédure qui va permettre d'éviter le renouvellement de la non-conformité ; en bon français, on aurait prévention
• Modifier la procédure " action corrective " du système d'Assurance Qualité, si nécessaire
• Création de DAC en environnement avec cause, action à mener, responsable action, échéance action, vérification efficacité]

Procédure d'action préventive

• Procédure qui va permettre d'éviter l'apparition de la non-conformité ; en bon français, on aurait prédictif
• Modifier la procédure " action préventive " du système d'Assurance Qualité, si nécessaire]

Remarques :

• Les actions correctives et préventives sont issues :
  • Des réclamations (demandes externes ou internes)
  • Des audits internes
  • Du suivi des exigences légales

Procédure de maîtrise des enregistrements et informations relatives au SME

• Au lieu de réaliser une procédure spécifique, il peut être utile de gérer un tableau de maîtrise des enregistrements relatifs à l'environnement : analyse environnementale, programme environnement, rapport d'audit, rapport revue de direction, politique environnement, définition de fonction, formation, recueil réglementaire, résultats des contrôles
• Les options de maîtrise pourront être décrites dans le manuel environnement

Remarques :

• Pour satisfaire à l'ISO 14001, il est possible de reprendre les outils construits pour la qualité.
• Documents pouvant servir d'enregistrements
  • BSDI
  • Liste des filières de traitement des déchets
  • Inventaire des exigences légales et autres exigences
  • Tableaux d'objectifs, de cibles et de plans d'action
  • Attestations de suivi de formation
  • Liste des AES
  • Compte-rendu d'audits
  • Convention de rejet dans la STEP communale
  • Rapport de mesure de niveaux sonores
  • Fiches d'analyses des eaux de rejet de process
  • Comptes-rendus de revue de direction
  • Bons de pesée de déchets industriels
  • Déclaration trimestrielles de DIS à l'inspecteur des IC
  • Résultats de mesures de rejets atmosphériques
  • Redevances de pollution à l'Agence de l'Eau
  • Déclaration d'utilisation de solvants organohalogénés
• Les enregistrements doivent permettre de retrouver l'activité, le produit ou le service concerné. Cela est possible grâce à une codification idoine.

Procédure d'audit

• Modifier la procédure " d'audit " du système d'Assurance Qualité, pour étendre le domaine d'application à l'environnement,
• Spécifier l'évaluation de la conformité à la réglementation : qui, quand

Procédure de qualification des auditeurs

• Modifier la procédure " de qualification des auditeurs internes " du système d'Assurance Qualité, pour étendre le domaine d'application à l'environnement

Procédure de revue de direction

• Modifier la procédure " de revue de direction " du système d'Assurance Qualité, pour étendre le domaine d'application à l'environnement

Procédure d'intervention du service entretien

• Peu de modifications sont à apporter

Des procédures spécifiques à l'assurance qualité pourront être complétées afin d'intégrer des exigences du SME

Procédure de rédaction et gestion des cahiers des charges et Procédure d'évaluation des sous-traitants (fournisseur de l'entreprise sous assurance - qualité)

• Point 4.4.6.C de la norme : " établissant et maintenant les procédures concernant les aspects environnementaux significatifs et identifiables des biens et services utilisés par l'organisme et en communiquant les procédures et exigences pertinentes aux fournisseurs et aux sous-traitants ",
• Pour une sélection initiale des fournisseurs et des sous-traitants, elle peut se faire d'après la réputation du sous-traitant, les résultats d'une enquête environnement,
• Il faudra ensuite maintenir une évaluation au cours du temps par audit, contrôle des opérations sur le site. Cela va impliquer la création d'une liste des sous-traitants homologués et de leurs produits, de fiches individuelles d'identification et de suivi des sous-traitants, des réunions d'évaluation des sous-traitants en présence de services concernés.]

Procédure de planification

• Revue de contrat

Procédure de développement nouveaux produits

• Point 4.3.4 de la norme :" le cas échéant, le programme doit être amendé pour que le management environnemental puisse s'appliquer également à des projets concernant de nouveaux développements, ainsi qu'à des activités, produits ou services nouveaux ou modifiés ".

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